A Receita Federal possui um banco de dados que registra informações a respeito de cada empresa, como os tributos apurados e recolhidos por ela, movimentação de entradas e saídas com cada participante envolvido (fornecedores e clientes), importações e exportações e até mesmo conseguem identificar se essas empresas praticaram atos ilícitos, como sonegação, por exemplo.
O Fisco já fazia o cruzamento das informações dos contribuintes, antes da obrigatoriedade do SPED, porém dependia de um prazo maior, devido a uma análise manual com o levantamento de diversos documentos e as ações dos fiscais envolvidos.
Com a tecnologia desenvolvida, as escriturações digitais desde 2007, possibilitam uma otimização nas auditorias e nos resultados, por meio do cruzamento de informações dos contribuintes que, por sua vez, enviam distintas obrigações, identificando possíveis contradições na apresentação das informações em comum entre os arquivos apresentados.
As informações sobre a aquisição de insumos, ativos, mercadorias para revenda, transferências, remessas, operações de venda, entre outras, podem ser identificadas pelo Fisco, antes mesmo da apresentação de todas as obrigações envolvidas.
A partir da emissão de uma nota fiscal eletrônica, por exemplo, o Fisco consegue identificar quem são o remetente e o destinatário, quais são as mercadorias, quantidade física, valores, alíquota dos tributos, entre outras informações que estão envolvidas em cada operação dos contribuintes.
Dessa forma, antes mesmo da exigência da apresentação das obrigações acessórias que consolidam as informações da movimentação dos contribuintes a cada período, o Fisco já dispõe de uma prévia da apuração e, ainda mais, consegue comparar esses dados com os arquivos gerados para as demais obrigações acessórias.
Até uma prévia da movimentação de inventário o Fisco já possui com esse armazenamento de informações, conseguindo identificar inclusive o custo de cada mercadoria.
Esse tipo de informação é passível de defesa por parte dos contribuintes, pois quando se trata de mercadorias, podem ocorrer extravios, quebras entre outras contingências, as quais os contribuintes podem comprovar por meio de outros documentos, que nem sempre são exigidos para a apresentação das obrigações mensais.
Nota-se que os contribuintes estão cada vez mais expostos às fiscalizações e ao risco de autuações, principalmente com o cruzamento das informações prestadas por distintas obrigações.
Essas análises não são restritas apenas ao período fiscal vigente, pois o histórico de informações de cada contribuinte é mantido pelo Fisco para análise dos últimos cinco anos. Já as obrigações Estaduais variam conforme as exigências de cada unidade da federação e as obrigatoriedades previstas em seus regulamentos.
Todas essas obrigações possuem informações em comum, algumas apresentadas de forma consolidada por totais de operações enquanto outras são detalhadas para cada documento escriturado, no entanto, os totais devem ser idênticos para cada período de referência apresentado.
As obrigações acessórias possuem leiautes específicos, entretanto, as informações, que antes eram exigidas de forma sintética (consolidada), agora são demonstradas de forma detalhada (documento a documento). A composição da apuração dos tributos deve ser a mesma independente do arquivo gerado para o mesmo estabelecimento e data de referência.
Os cruzamentos mais analíticos podem ser observados nas operações que envolvam nota fiscal eletrônica, por exemplo, que devem ser apresentadas detalhadamente em obrigações como EFD Contribuições e SPED Fiscal possibilitando um controle minucioso entre os documentos emitidos e a escrituração apresentada.
Se aprofundando um pouco mais, o Fisco pode inclusive identificar o custo das mercadorias e a movimentação do estoque confrontando essas informações.
Por sua vez, com as constantes mudanças tecnológicas e com o aumento de informações exigidas pelo Fisco, muitas empresas tiveram que adaptar os seus sistemas de informações (Softwares, ERPs) para atender às obrigações do SPED. Muitas corporações contrataram novas empresas de tecnologia para gerar esses arquivos em sistemas separados.
Os resultados dessas ações implicam em possíveis divergências apresentadas entre os arquivos apresentados, justificadas pela falta de sincronização dos dados contábeis e fiscais, que devem ser confiáveis e estar de acordo com as operações das empresas.
Além do cruzamento entre obrigações, o Fisco ainda efetua o cruzamento de informações individualmente em cada arquivo. Essas validações representam graves riscos para os contribuintes que não apresentarem a escrituração em conformidade com as legislações previstas para cada tributo.
Uma das principais validações é a conferência da classificação fiscal das mercadorias (NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul) com a tabela do IPI (TIPI), que serve de base para outras validações, como a aplicação das alíquotas dos Tributos, por exemplo.
Se o cadastro de mercadorias não estiver de acordo com a NCM vigente na data de emissão dos documentos, a Receita Federal poderá questionar os valores dos tributos apurados para os itens cadastrados indevidamente, podendo, inclusive glosar o crédito ou ainda exigir o complemento do imposto, se as NCMs classificadas indevidamente corresponderem às alíquotas menores que as previstas.
Há inúmeras possibilidades de validações com as quais o Fisco identificar inconsistências e em sua maioria, estão relacionadas a problemas cadastrais. Informações básicas como NCM + EX_IPI, Tipo de Item (finalidade), CST do ICMS, CST do IPI, CST do PIS e CST da COFINS, coerência entre CFOP e CST, coerência entre as alíquotas aplicadas para as operações internas e interestaduais de acordo com a Tabela de Municípios IBGE, entre outras, são fundamentais para determinar como os tributos foram apurados.
Por meio dos diagnósticos que representam os cruzamentos realizados pela Receita Federal, as empresas devem se prevenir e projetar quais ações serão necessárias para sincronizar as informações de distintos sistemas, mapear as origens dos problemas, manter a base cadastral atualizada e criar os processos de acordo com as exigências legais.
No entanto, efetuar auditorias eletrônicas pode auxiliar no diagnostico de inconsistências antes de enviar os arquivos para o Fisco, atuando de forma preventiva. Essas auditorias simulam possíveis verificações e cruzamentos realizados pela Receita Federal, permitindo que os contribuintes possam corrigir os erros e tomar as medidas necessárias antes da entrega das obrigações.
Em suma, as empresas que ainda estão despreparadas precisam melhorar seus processos internos e, sobretudo, conhecer melhor os processos do SPED que estão em constante atualização. Sem investimento em conhecimento, tecnologia, auditorias preventivas e planos de ações corretivas para a apresentação de arquivos consistentes com a legislação, os riscos de autuações serão inevitáveis.
por Karina Canesin Serra (Consultora na ASIS Projetos)
